DATA CONVERSION SERVICE SA (hereinafter « DCS ») s’engage à respecter la vie privée de ses clients, collaborateurs et candidats.

La présente Politique Générale de Protection des Données a pour objet de décrire comment sont utilisées les données personnelles (ci-après « Données ») que DCS collecte ou détient sur ses clients, collaborateurs et candidats et à qui ces Données peuvent être divulguées. 

The processing of Data by DCS is subject to the applicable data protection legislation in force in Switzerland, in particular the new Federal Law on Data Protection (hereinafter « nLPD »).

DCS s’engage à :

• N’utiliser les Données que pour des finalités indiquées ;
• Collect only the Data necessary for these purposes ;
• Do not keep Data longer than necessary for these purposes ;
• Communicate the Data only to authorized organizations or persons who need it for DCS activities ;
• Informer ses clients, collaborateurs et candidats de manière claire et transparente sur l’utilisation que DCS fait des Données et sur les droits.

1. RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Mr Xavier HUON (phone: +41 (0) 22 / 320 75 10, e-mail : info@dcs.ch) is the data controller for the Personal Data covered by this Policy.

2. BASES DE TRAITEMENT SUR LESQUELLES DCS COLLECTE ET UTILISE LES DONNÉES

Data is collected and used on the following basis :

• Legality
• Compliance with data protection principles
• In some cases, consent

3. FINALITÉS (Missions)

Les Données des clients, collaborateurs et candidats sont collectées aux fins suivantes :

• Customers : bids and quotations, performance of services retained by customers, invoicing ;
• Employees : all data necessary for the processing required by law and the proper management of the departments to which these employees are assigned ;
• Applicants : the processing of their applications.

4. TYPE DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES PAR DCS

• Clients :
  • First name(s) / last name(s)
  • Business telephone number
  • Business e-mail address
• Collaborateurs :
  • First name(s) / last name(s)
  • Date of Birth
  • Genre
  • Nationality(ies)
  • Phone number
  • Email address
• Candidats :
  • First name(s) / last name(s)
  • Date of Birth
  • Nationality(ies)
  • Phone number
  • Email address
  • Toute information portée d’eux-mêmes à la connaissance de DCS (CV, diplômes, certificats de travail, lettres de recommandation, etc.)

5. DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES

En application de la nLPD, les clients, collaborateurs et candidats ont notamment les droits suivants :

Droit d’accès – Les clients, collaborateurs et candidats ont, à tout moment et sans justification, le droit de demander à DCS des copies de leurs Données.

Droit à l’information – Les clients, collaborateurs et candidats ont le droit d’être informés de la façon dont leurs Données sont utilisées. La présente politique, ainsi que toute information supplémentaire est destinée à fournir ces informations.

Droit de retirer le consentement – Lorsque les Données sont traitées sur la base du consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.

Droit de rectification – Les clients, collaborateurs et candidats ont le droit de demander à DCS de rectifier les Données inexactes et de compléter les Données incomplètes.

Droit à la limitation du traitement – Les clients, collaborateurs et candidats peuvent demander de limiter le traitement des Données, si la loi le permet

Droit à l’effacement / suppression – Les clients, collaborateurs et candidats ont le droit de demander à DCS d’effacer ou de supprimer les Données, à moins qu’une base juridique ou l’intérêt légitime de DCS l’oblige ou l’autorise à conserver les Données.

Droit d’opposition au traitement – Les clients, collaborateurs et candidats ont, à tout moment, le droit de s’opposer au traitement de leurs Données.

Droit à la remise ou à la transmission des Données – Les clients, collaborateurs et candidats ont le droit de demander la remise ou la transmission des Données sur un format portable lorsque le traitement des Données se fait de manière automatisée, sur la base d’un consentement ou d’un contrat.

Droit de déposer plainte – Si le client, collaborateur ou candidat n’est pas satisfait de la manière dont les Données sont traitées, il peut s’adresser aux tribunaux ou à l’autorité fédérale de protection des données.

L’exercice de ces droits est gratuit. Toute demande relative au traitement des Données doit être effectuée à l’adresse suivante : info@dcs.ch.

6. COMMUNICATION DES DONNÉES

DCS may disclose the Data to its employees, subcontractors, consultants and suppliers solely for the purpose of fulfilling its duties and providing its services and provided that the legal requirements are met.

Pour protéger la vie privée et la sécurité de ses clients, collaborateurs et candidats, DCS peut prendre des mesures raisonnables pour vérifier leur identité avant d’accorder l’accès ou d’effectuer des corrections.

7. TRANSFER ABROAD

Customer, employee and applicant data are processed in Switzerland only and are not transferred abroad.

8. MARKETING

En tant que client, collaborateur ou candidat de DCS, des communications marketing (par exemple des bulletins d’information) de DCS relatives aux activités de DCS pourraient être envoyées au client, collaborateur ou candidat lorsqu’il a choisi de les recevoir.

Les communications marketing de DCS incluront toujours l’option pour le client, collaborateur ou candidat de se désinscrire de la réception de toute autre communication marketing.

Le client, collaborateur ou candidat peut se désabonner à tout moment en envoyant un courriel à info@dcs.ch et en demandant que son nom soit retiré des listes du marketing de DCS.

9. COOKIES

DCS utilise des cookies et d’autres technologies sur son site Web pour permettre la collecte de certaines informations à partir du navigateur Web du client, collaborateur ou candidat. Les cookies sont largement utilisés sur l’Internet.

Cookies are small text files that are placed on the customer's, employee's or applicant's computer by the websites visited. They are used to make websites work, or work more efficiently, and to provide information to site owners.

DCS peut recueillir des informations sur l’ordinateur du client, collaborateur ou candidat, y compris, le cas échéant, son adresse IP, son système d’exploitation et son type de navigateur pour l’administration du système. Il s’agit de données statistiques sur les actions et les modèles de navigation de DCS et cela ne permet pas d’identifier un individu.

Les cookies aident DCS à améliorer les services de DCS et à fournir un meilleur service et plus personnalisé. Ils aident également DCS à s’assurer que le client, collaborateur ou candidat a lu toute information légale pertinente et à analyser la façon dont le site Web de DCS est utilisé.

10. SAFETY

DCS s’engage à assurer la sécurité permanente des Données.

Customer, employee and applicant data is protected against unauthorized processing by organizational and technical measures in line with international norms, quality standards and technical advances, in particular against the risks of falsification, destruction, theft, loss, copying and other unlawful processing.

DCS prend des mesures raisonnables et appropriées pour maintenir la confidentialité et l’intégrité des Données et empêcher l’utilisation ou la divulgation non autorisée des Données conformément à la nLPD.

This data, including backups and data relating to customer, employee and candidate support activities, is hosted by Infomaniak (canton of Geneva).

DCS processes Data only in a manner compatible with the purpose for which it was collected.

Dans la mesure où cela est nécessaire à ces fins, DCS prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les Données sont exactes, complètes, actuelles et autrement fiables en ce qui concerne leur utilisation prévue.

11. DATA RETENTION TIME

DCS ne conserve les Données qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, pour répondre aux besoins des clients, collaborateurs et candidats et pour remplir les obligations légales de DCS.

DCS uses the following criteria to determine the length of time it will keep the Data :

• For DCS services, DCS keeps the Data for the duration of the services or service contract ;
• Si le client, collaborateur ou candidat a consenti à recevoir des messages marketing (par exemple des Newsletters), DCS conserve les Données jusqu’à la désinscription ;
• Si des cookies sont placés sur l’ordinateur du client, collaborateur ou candidat, DCS ne conserve les Données que pour la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées (par exemple pendant une session pour les cookies liés à l’inscription ou les cookies d’identification de session).

DCS peut conserver les Données pour remplir les obligations légales ou réglementaires de DCS, et pour permettre à DCS d’exercer ses droits (par exemple pour intenter une action devant tout tribunal) ou à des fins statistiques ou historiques.

Lorsque DCS n’a plus besoin d’utiliser ou de conserver les Données, DCS les supprime de ses systèmes et fichiers ou les anonymise afin de ne plus pouvoir identifier le client, collaborateur ou candidat.

12. MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

DCS reserves the right to modify this policy at any time.

Any changes to this policy will come into effect when DCS notifies customers, employees and candidates.

13. INFORMATIONS DE CONTACT

If you have any questions about data protection, please send an e-mail to the following address : info@dcs.ch.

Le conseiller à la protection des données (DPO) est Xavier Huon.

14. DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

This policy was updated on August 31, 2023.