DATA CONVERSION SERVICE SA (ci-après « DCS ») s’engage à respecter la vie privée de ses clients, collaborateurs et candidats.

La présente Politique Générale de Protection des Données a pour objet de décrire comment sont utilisées les données personnelles (ci-après « Données ») que DCS collecte ou détient sur ses clients, collaborateurs et candidats et à qui ces Données peuvent être divulguées. 

Les traitements de Données par DCS sont soumis aux législations applicables en matière de protection des données en vigueur en Suisse, notamment à la nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (ci-après « nLPD »).

DCS s’engage à :

• N’utiliser les Données que pour des finalités indiquées ;
• Ne collecter que les Données qui lui sont nécessaires pour ces finalités ;
• Ne pas conserver les Données plus longtemps que nécessaire pour ces finalités ;
• Ne communiquer les Données qu’à des organismes ou des personnes habilités qui en ont besoin dans le cadre des activités de DCS ;
• Informer ses clients, collaborateurs et candidats de manière claire et transparente sur l’utilisation que DCS fait des Données et sur les droits.

1. RESPONSABLE DE TRAITEMENT

M. Xavier HUON (téléphone : +41 (0) 22 / 320 75 10, e-mail : info@dcs.ch) est le responsable du traitement pour les Données personnelles concernées par cette Politique.

2. BASES DE TRAITEMENT SUR LESQUELLES DCS COLLECTE ET UTILISE LES DONNÉES

Les données sont collectées et utilisées sur la base suivante :

• Licéité
• Respect des principes de protection des données
• Dans certains cas, le consentement

3. FINALITÉS (Missions)

Les Données des clients, collaborateurs et candidats sont collectées aux fins suivantes :

• Clients : les soumissions d’offres et devis, l’accomplissement des services retenus par les clients, la facturation ;
• Collaborateurs : toutes les données nécessaires aux traitements imposés par la loi et la bonne gestion des services auxquels ces collaborateurs sont assignés ;
• Candidats : le traitement de leurs candidatures.

4. TYPE DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES PAR DCS

• Clients :
  • Prénom(s) / nom(s)
  • Numéro de téléphone professionnel
  • Adresse e-mail professionnelle
• Collaborateurs :
  • Prénom(s) / nom(s)
  • Date de naissance
  • Genre
  • Nationalité(s)
  • Numéro de téléphone
  • Adresse e-mail
• Candidats :
  • Prénom(s) / nom(s)
  • Date de naissance
  • Nationalité(s)
  • Numéro de téléphone
  • Adresse e-mail
  • Toute information portée d’eux-mêmes à la connaissance de DCS (CV, diplômes, certificats de travail, lettres de recommandation, etc.)

5. DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES

En application de la nLPD, les clients, collaborateurs et candidats ont notamment les droits suivants :

Droit d’accès – Les clients, collaborateurs et candidats ont, à tout moment et sans justification, le droit de demander à DCS des copies de leurs Données.

Droit à l’information – Les clients, collaborateurs et candidats ont le droit d’être informés de la façon dont leurs Données sont utilisées. La présente politique, ainsi que toute information supplémentaire est destinée à fournir ces informations.

Droit de retirer le consentement – Lorsque les Données sont traitées sur la base du consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.

Droit de rectification – Les clients, collaborateurs et candidats ont le droit de demander à DCS de rectifier les Données inexactes et de compléter les Données incomplètes.

Droit à la limitation du traitement – Les clients, collaborateurs et candidats peuvent demander de limiter le traitement des Données, si la loi le permet

Droit à l’effacement / suppression – Les clients, collaborateurs et candidats ont le droit de demander à DCS d’effacer ou de supprimer les Données, à moins qu’une base juridique ou l’intérêt légitime de DCS l’oblige ou l’autorise à conserver les Données.

Droit d’opposition au traitement – Les clients, collaborateurs et candidats ont, à tout moment, le droit de s’opposer au traitement de leurs Données.

Droit à la remise ou à la transmission des Données – Les clients, collaborateurs et candidats ont le droit de demander la remise ou la transmission des Données sur un format portable lorsque le traitement des Données se fait de manière automatisée, sur la base d’un consentement ou d’un contrat.

Droit de déposer plainte – Si le client, collaborateur ou candidat n’est pas satisfait de la manière dont les Données sont traitées, il peut s’adresser aux tribunaux ou à l’autorité fédérale de protection des données.

L’exercice de ces droits est gratuit. Toute demande relative au traitement des Données doit être effectuée à l’adresse suivante : info@dcs.ch.

6. COMMUNICATION DES DONNÉES

DCS peut divulguer les Données à ses employés, sous-traitants, consultants et fournisseurs uniquement afin de remplir ses missions et de fournir ses services et pour autant que les conditions légales sont remplies.

Pour protéger la vie privée et la sécurité de ses clients, collaborateurs et candidats, DCS peut prendre des mesures raisonnables pour vérifier leur identité avant d’accorder l’accès ou d’effectuer des corrections.

7. TRANSFERT A L’ETRANGER

Les Données des clients, collaborateurs et candidats ont sont uniquement traitées en Suisse et ne sont pas transférées à l’étranger.

8. MARKETING

En tant que client, collaborateur ou candidat de DCS, des communications marketing (par exemple des bulletins d’information) de DCS relatives aux activités de DCS pourraient être envoyées au client, collaborateur ou candidat lorsqu’il a choisi de les recevoir.

Les communications marketing de DCS incluront toujours l’option pour le client, collaborateur ou candidat de se désinscrire de la réception de toute autre communication marketing.

Le client, collaborateur ou candidat peut se désabonner à tout moment en envoyant un courriel à info@dcs.ch et en demandant que son nom soit retiré des listes du marketing de DCS.

9. COOKIES

DCS utilise des cookies et d’autres technologies sur son site Web pour permettre la collecte de certaines informations à partir du navigateur Web du client, collaborateur ou candidat. Les cookies sont largement utilisés sur l’Internet.

Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont placés sur l’ordinateur du client, collaborateur ou candidat par les sites web visités. Ils sont utilisés pour faire fonctionner les sites web, ou les faire fonctionner plus efficacement, ainsi que pour fournir des informations aux propriétaires du site.

DCS peut recueillir des informations sur l’ordinateur du client, collaborateur ou candidat, y compris, le cas échéant, son adresse IP, son système d’exploitation et son type de navigateur pour l’administration du système. Il s’agit de données statistiques sur les actions et les modèles de navigation de DCS et cela ne permet pas d’identifier un individu.

Les cookies aident DCS à améliorer les services de DCS et à fournir un meilleur service et plus personnalisé. Ils aident également DCS à s’assurer que le client, collaborateur ou candidat a lu toute information légale pertinente et à analyser la façon dont le site Web de DCS est utilisé.

10. SÉCURITÉ

DCS s’engage à assurer la sécurité permanente des Données.

Les données des clients, collaborateurs et candidats sont protégées contre tout traitement non autorisé par des mesures organisationnelles et techniques correspondant aux normes internationales, aux standards de qualité et aux progrès techniques, en particulier contre les risques de falsification, de destruction, de vol, de perte, de copie et autres traitements illicites.

DCS prend des mesures raisonnables et appropriées pour maintenir la confidentialité et l’intégrité des Données et empêcher l’utilisation ou la divulgation non autorisée des Données conformément à la nLPD.

Ces données, notamment leurs sauvegardes et les données qui concernent les activités d’assistance aux client, collaborateurs et candidats sont hébergées chez Infomaniak (canton de Genève).

DCS traite les Données uniquement de manière compatible avec la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Dans la mesure où cela est nécessaire à ces fins, DCS prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les Données sont exactes, complètes, actuelles et autrement fiables en ce qui concerne leur utilisation prévue.

11. TEMPS DE CONSERVATION DES DONNEES

DCS ne conserve les Données qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, pour répondre aux besoins des clients, collaborateurs et candidats et pour remplir les obligations légales de DCS.

Pour établir la durée de conservation des Données, DCS applique les critères suivants :

• Pour les services de DCS, DCS conserve les Données pour la durée des services ou du contrat de services ;
• Si le client, collaborateur ou candidat a consenti à recevoir des messages marketing (par exemple des Newsletters), DCS conserve les Données jusqu’à la désinscription ;
• Si des cookies sont placés sur l’ordinateur du client, collaborateur ou candidat, DCS ne conserve les Données que pour la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées (par exemple pendant une session pour les cookies liés à l’inscription ou les cookies d’identification de session).

DCS peut conserver les Données pour remplir les obligations légales ou réglementaires de DCS, et pour permettre à DCS d’exercer ses droits (par exemple pour intenter une action devant tout tribunal) ou à des fins statistiques ou historiques.

Lorsque DCS n’a plus besoin d’utiliser ou de conserver les Données, DCS les supprime de ses systèmes et fichiers ou les anonymise afin de ne plus pouvoir identifier le client, collaborateur ou candidat.

12. MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

DCS se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment.

Toute modification de la présente politique entrera en vigueur lorsque DCS en informera les clients, collaborateurs et candidats.

13. INFORMATIONS DE CONTACT

En cas de questions relatives à la protection des données, un courriel peut être envoyé à l’adresse suivante : info@dcs.ch.

Le conseiller à la protection des données (DPO) est Xavier Huon.

14. DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

Cette politique a été mise à jour au 31 Août 2023.